ทำความเข้าใจ เกี่ยวกับ Waybill (ใบกำกับสินค้า) คืออะไร?
ทำความเข้าใจ เกี่ยวกับ Waybill
ในวงการโลจิสติกส์ มีเอกสารมากมายที่หน้าตาคล้ายกันจนหลายคนสับสน หนึ่งในนั้นคือ “Waybill” (ใบกำกับสินค้า หรือ ใบกำกับการขนส่ง) ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่ติดไปกับตัวรถบรรทุกหรือตัวสินค้า เพื่อบอกว่าสินค้านี้คืออะไร ต้นทางมาจากไหน และกำลังจะไปที่ไหนครับ
วันนี้ TTMoC จะพาเถ้าแก่และพนักงานฝ่าย Operation มาเจาะลึกว่า Waybill มีหน้าที่อะไร แตกต่างจากเอกสารตัวอื่นอย่างไร และเราจะจัดการเอกสารเหล่านี้ให้เป็นระบบดิจิทัลได้อย่างไรครับ
หน้าที่หลักของ Waybill คืออะไร?
Waybill ไม่ใช่แค่กระดาษบอกทาง แต่เป็นเสมือน “บัตรประชาชนของสินค้า” และ “สัญญาการขนส่ง” ระหว่างผู้ส่งมอบและบริษัทรถบรรทุก โดยมีหน้าที่หลัก 3 อย่างครับ:
1. บอกรายละเอียดของสินค้า (Cargo Details)
ในเอกสารจะระบุชัดเจนว่า สินค้าในตู้คอนเทนเนอร์หรือบนหางพ่วงคืออะไร น้ำหนักเท่าไหร่ มีจำนวนกี่ชิ้น เพื่อให้คนขับรถและจุดรับสินค้าสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ตรงกัน2. เป็นคู่มือการเดินทาง (Routing Instructions)
ระบุจุดหมายปลายทางอย่างชัดเจน หากเป็นงานที่มีการแวะส่งหลายจุด (Multi-drop) Waybill จะต้องระบุลำดับการส่งสินค้า เพื่อให้คนขับสามารถวางแผนเส้นทางและจัดเรียงสินค้าได้อย่างถูกต้อง3. เป็นหลักฐานรับรองสภาพสินค้า (Condition Receipt)
แม้จะคล้ายกับใบ POD แต่ Waybill จะเน้นย้ำถึงสภาพของสินค้าตั้งแต่จุดที่ “รับของขึ้นรถ” หากกล่องมีรอยบุบ หรือตู้คอนเทนเนอร์มีรอยบุบ คนขับรถจะต้องบันทึกหมายเหตุ (Remark) ลงใน Waybill ทันทีเพื่อป้องกันไม่ให้บริษัทรถบรรทุกต้องรับผิดชอบค่าเสียหายที่ไม่ใช่ความผิดของตนจัดการ e-Waybill ไร้รอยต่อ ไร้ความซ้ำซ้อน ด้วย TTMoC ERP
ปัญหาของบริษัทขนส่งส่วนใหญ่คือ พนักงานบัญชีหรือฝ่าย Operation ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำๆ จากใบสั่งงาน (Job Order) ลงใน Waybill แบบกระดาษ ซึ่งนอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังเสี่ยงต่อการพิมพ์ข้อมูลผิดพลาดจนส่งผลให้การคำนวณต้นทุนหรือระยะทางคลาดเคลื่อนเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้ฉลาดขึ้นด้วย TTMoC ERP:- ลดการทำงานซ้ำซ้อน (Zero Data Redundancy): เมื่อคุณสร้าง Job Order ในระบบ TTMoC ข้อมูลทั้งหมดจะถูกดึงไปสร้างเป็นเอกสาร e-Waybill อัตโนมัติทันที ไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลซ้ำ
- รองรับเส้นทางขนส่งแบบ Multi-stop: ระบบสามารถสร้าง Waybill ที่ครอบคลุมจุดแวะส่งสินค้าหลายจุดในทริปเดียว พร้อมคำนวณระยะทางรวมเพื่อเป็นฐานในการคิดค่าใช้จ่ายให้โดยอัตโนมัติ
- ส่งตรงเข้ามือถือคนขับ: เอกสาร Waybill จะถูกส่งเข้าแอปพลิเคชันของคนขับรถแบบ Real-time ข้อมูลแม่นยำ อัปเดตสถานะการจัดส่งได้ทันที และส่งต่อข้อมูลไปเปิดบิลเก็บเงินได้อย่างสมบูรณ์
บอกลาเอกสารกระดาษ ลดข้อผิดพลาด จัดการงานขนส่งอย่างมืออาชีพ
แอดไลน์ปรึกษาการใช้ระบบจัดการโลจิสติกส์ TTMoC ฟรี!
