บริหาร เงินทดรองจ่าย (Petty Cash) อย่างไร ไม่ให้ธุรกิจขนส่งขาดทุน?
เงินทดรองจ่าย ถือเป็นหนึ่งในปัญหาคลาสสิกที่เถ้าแก่และฝ่ายบัญชีธุรกิจขนส่งต้องเจอทุกวัน หรือที่ชาวรถบรรทุกมักเรียกกันติดปากว่า “เงินเบิกหน้าลาน” จนมีคำกล่าวที่ว่า “คุมรถว่ายากแล้ว คุมเงินหน้าลานยากกว่า”วันนี้ TTMoC จะพาไปเจาะลึกว่าทำไมเงินก้อนนี้ถึงเป็นจุดอ่อนที่ทำให้บริษัทสูญเสียกำไรโดยไม่รู้ตัว และเราจะมีวิธีอุดรอยรั่วนี้ได้อย่างไรครับ
เงินทดรองจ่าย ในธุรกิจขนส่ง คืออะไร? ทำไมถึงควบคุมยาก?
เงินก้อนนี้ คือเงินสดที่บริษัทสำรองให้พนักงานขับรถเบิกออกไปเพื่อใช้จ่ายระหว่างการเดินทางปฏิบัติงาน เนื่องจากในการวิ่งงานแต่ละเที่ยว มีค่าใช้จ่ายจุกจิกที่ไม่อาจคาดเดาได้เกิดขึ้นตลอดเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการวิ่งงานตู้คอนเทนเนอร์ที่มีรูปแบบเส้นทางแบบ A -> B -> A -> คืนตู้เปล่า (รับตู้จากท่าเรือ A -> ไปจุดบรรจุสินค้า B -> นำตู้หนักหรือตู้เปล่ากลับมาคืนที่ A) คนขับจะต้องเจอกับจุดที่ต้องควักเงินสดจ่ายยิบย่อยตลอดทาง เช่น:- ค่าผ่านทาง / ค่าทางด่วน (Toll fees)
- ค่าธรรมเนียมยกตู้ขึ้น-ลง หน้าลาน (Lift on / Lift off)
- ค่าล้างทำความสะอาดตู้คอนเทนเนอร์
- ค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน เช่น ค่าปะยางกลางทาง ค่าปรับ หรือค่าซ่อมแซมเบื้องต้น
3 ปัญหาคลาสสิกของการจัดการเงินเบิกหน้าลานแบบเดิมๆ
1. บิลหาย สลิปเปียกน้ำ อ่านไม่ออก
เมื่อคนขับรถรับเงินสดไปวิ่งงานข้ามวันข้ามคืน เอกสารใบเสร็จที่ได้รับมักจะยับเยิน เปียกน้ำ หรือบางครั้งก็ทำหล่นหาย ทำให้ฝ่ายบัญชีไม่มีหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่ายทางภาษีที่ถูกต้อง นำไปสู่ปัญหาบิลเถื่อนหรือค่าใช้จ่ายต้องห้าม2. เคลียร์ยอดเงินทอนไม่ตรง
“เบิกไป 5,000 บาท จ่ายจริง 4,250 บาท แต่เอาเงินมาทอนแค่ 500 บาท” ปัญหาเงินทอนขาดหรือการจำสลับกับเงินส่วนตัวของคนขับ ทำให้ฝ่ายบัญชีต้องเสียเวลาทวงถามและนั่งไล่บิลทีละใบ ซึ่งบ่อยครั้งบริษัทก็ต้องยอมตัดเป็นหนี้สูญ3. กระแส เงินทดรองจ่าย หน้าลานจม
การใช้ระบบสมุดจดหรือ Excel ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถรู้ได้เลยว่า ณ เวลานี้ มียอดคงค้างอยู่ที่คนขับแต่ละคนจำนวนเท่าไหร่ หากบริษัทมีรถ 50 คัน และแต่ละคันเบิกเงินติดตัวไว้ 3,000 บาท เท่ากับว่ามีกระแสเงินสดกว่า 150,000 บาท จมอยู่หน้าลานโดยที่ยังไม่ได้สรุปยอด!จัดการระบบเบิกจ่ายแบบมืออาชีพด้วย TTMoC ERP
การแก้ปัญหาการเบิกจ่ายที่ยั่งยืน ไม่ใช่การเลิกให้เงินสำรอง แต่คือการ “เปลี่ยนวิธีบันทึกและติดตาม” ให้รวดเร็วและตรวจสอบได้ 100%ระบบ TTMoC ERP ได้ออกแบบฟีเจอร์ Driver Advances มาเพื่ออุดรอยรั่วนี้โดยเฉพาะ:- ผูกยอดเบิกกับ Job Order โดยตรง: เงินทุกบาทที่ถูกเบิกออกไป จะถูกบันทึกผูกติดกับหมายเลขใบสั่งงานและทะเบียนรถคันนั้นทันที ทำให้รู้ว่าต้นทุนที่แท้จริงของทริปนั้นคือเท่าไหร่
- เช็คยอดคงค้างรายบุคคลแบบ Real-time: ผู้บริหารสามารถเปิดดู Dashboard ได้ทันทีว่า คนขับชื่อ A มียอดค้างเคลียร์บิลอยู่เท่าไหร่ ป้องกันการเบิกซ้ำซ้อน
- เชื่อมต่อระบบบัญชีอัตโนมัติ (AP/AR): เมื่อคนขับนำบิลมาเคลียร์ ระบบจะทำการหักกลบยอดเงินทอน และส่งข้อมูลค่าใช้จ่ายเข้าสู่ระบบบัญชีของบริษัทโดยไม่ต้องให้พนักงานมานั่งพิมพ์ใหม่ลง Excel
บอกลาปัญหาเงินทอนหาย และบิลไม่ตรง ด้วยระบบ ERP ที่เข้าใจงานขนส่งที่สุด
แอดไลน์รับ Demo ทดลองใช้งาน TTMoC ฟรี!
